Módulo de situaciones administrativas
Diseño de una experiencia para gestionar solicitudes, aprobaciones y seguimiento de situaciones administrativas en UISARD.
El reto
Digitalizar procesos administrativos complejos sin trasladar esa complejidad al usuario. El módulo debía gestionar vacaciones, licencias, permisos, comisiones y escenarios como prórrogas y cancelaciones, involucrando diferentes roles y niveles de aprobación.
Mi rol
Research · User flows
Componentes · Prototipado de alta fidelidad
Pruebas de usabilidad · Iteraciones
Pruebas de usabilidad en ambiente controlado
Se realizó una prueba de usabilidad con 18 trabajadores de planta de la UIS. La evaluación combinó la escala SUS con preguntas abiertas para recoger tanto la percepción de usabilidad como comentarios sobre la experiencia.
La solución
Una experiencia integral para UISARD capaz de gestionar procesos administrativos complejos, conectando en un mismo ecosistema a empleados, responsables, aprobadores y áreas de gestión. La solución articula diferentes tipos de solicitudes, reglas de negocio, estados, niveles de aprobación y escenarios como prórrogas, cancelaciones y modificaciones, manteniendo una experiencia clara y consistente para cada rol.
Resultados
La validación de usabilidad obtuvo un System Usability Scale de 75,1, reflejando una buena aceptación de la nueva experiencia.
Las solicitudes, aprobaciones y seguimiento se integraron en un mismo ecosistema.
Con un tiempo promedio de 2 minutos para completar una solicitud y tiempo de respuesta entre 2-3 días por parte de los jefes y rector.
Design System - Creación de componente
Se creó un componente de Cards Chip reutilizable, diseñado para mantener la consistencia visual y funcional del sistema. El componente contempla diferentes estados y variantes, permitiendo adaptarlo a los distintos contextos de selección, filtrado y navegación dentro de UISARD.
Aprendizajes
Entender el proceso antes de diseñar la interfaz
En productos administrativos, la interfaz es solo la representación visible de un proceso mucho más complejo. Antes de diseñar fue necesario entender cómo funcionaba cada situación, qué decisiones debía tomar cada actor y qué condiciones podían cambiar el flujo.
Este proyecto reforzó la importancia de diseñar desde el proceso y no solamente desde las pantallas, especialmente cuando una misma solicitud involucra diferentes perfiles y niveles de aprobación.
