DISEÑO UX/UI - UIS
SISTEMA ADMINISTRATIVO UNIVERSITARIO
SISTEMA ADMINISTRATIVO UNIVERSITARIO
Año
2025
Cliente
UIS
Servicios
UX/UI Design
Descripción
El Sistema Administrativo UIS es una plataforma institucional que gestiona procesos clave dentro de la Universidad Industrial de Santander, incluyendo trámites académicos, financieros, administrativos y de personal.
Actualmente, el sistema está siendo rediseñado por fases, debido a su gran complejidad y al alto volumen de usuarios. El objetivo es modernizar la experiencia, mejorar la usabilidad y optimizar procesos internos sin interrumpir su funcionamiento diario.
Caso de uso: Módulo de
Solicitudes de Situaciones Administrativas.
MI ROL
Investigación con usuarios.
Diseño de prototipos de alta y baja fidelidad.
UX test en ambiente de pruebas.
Actualizaciones del UI kit.
Ejecución de pruebas de usabilidad.
Diseño responsivo.
- Comunicación directa con Devs Front y Back.
RESULTADOS ESPERADOS
Reducir los tiempos de gestión y respuesta en cada solicitud.
Aumentar la transparencia del proceso para todos los usuarios.
Evitar errores por falta de información o formularios mal diligenciados.
Centralizar y ordenar la comunicación entre todas las partes involucradas.
Este módulo involucra a distintos perfiles como empleados, jefes inmediatos, rector y personal de talento humano. Por eso, el primer paso es identificar los puntos de interacción de cada actor y entender el flujo de una solicitud desde su creación hasta su resolución final.
Investigación y definición de requerimientos
Se realizó un análisis del diseño actual de la interfaz, que presentaba problemas de usabilidad, ambigüedad en la información y falta de trazabilidad del estado de las solicitudes.
Se entrevistaron usuarios reales de cada perfil para identificar puntos de dolor, cuellos de botella y necesidades específicas.
A partir de esta información, se definieron los requerimientos funcionales y visuales de cada pantalla involucrada en el flujo.
Prototipo en
Figma
Se diseñaron las interfaces en alta fidelidad para cada usuario, a partir de los requerimientos funcionales y de experiencia definidos por el equipo. Los prototipos fueron validados internamente antes de pasar a desarrollo.
Desarrollo en ambiente de pruebas
Los prototipos fueron entregados al equipo de desarrollo para su construcción en el entorno Preprod. Durante esta etapa se realizaron pruebas técnicas: Dev Test, QA Test y UX Test, garantizando que las interfaces funcionaran correctamente y cumplieran con la experiencia esperada.
Testing con
usuarios
Una vez validadas técnicamente, las interfaces se desplegaron en el entorno de pruebas para realizar testing con usuarios reales de la UIS. Estas sesiones permitieron identificar puntos de mejora y validar la comprensión, utilidad y navegación del sistema.
Aplicación de
mejoras
Se analizaron los hallazgos y se realizaron ajustes en las pantallas para optimizar la experiencia de usuario.
Un rediseño a gran escala para transformar la gestión universitaria
Trabajar en un sistema de esta magnitud ha sido un reto y una oportunidad valiosa. Me ha permitido aplicar procesos UX en un entorno institucional real, colaborar con equipos multidisciplinarios y desarrollar soluciones que escalan a cientos de usuarios. Este proyecto reafirma la importancia de diseñar desde la empatía, la claridad y la consistencia.